1.Tinkamo pasiūlymo išrinkimas

Kvalifikacija: Įvertiname, ar tiekėjas atitinka kvalifikacinius reikalavimus. Jei pateikti netikslūs ar neišsamūs dokumentai – prašome juos patikslinti ar pateikti.

Pasiūlymo tinkamumas: Vertiname, ar pasiūlymas atitinka reikalavimus (pvz. ar pateiktas pasiūlymo galiojimo užtikrinimas, jungtinės veiklos sutartis, jei pasiūlymą teikia ūkio subjektų grupė), ar siūlomos prekės, paslaugos arba darbai atitinka techninėje specifikacijoje nurodytus parametrus. Galima tiekėjų prašyti, kad ištaisytų formos klaidas ar patikslintų netikslią ar nenurodytą informaciją, tačiau pasiūlymą reikia atmesti, jei siūlomas pirkimo objektas (ar jo dalis) neatitinka reikalavimų. Pvz. perkama 1 kw. Įranga, o tiekėjas pasiūlė 0,85 kw. Tokiu atveju pasiūlymą būtina atmesti.


Derybos ir kainų vertinimas:
Derybos  vykdomos tik tuo atveju, jei buvo numatytos pirkimo dokumentuose (kviečiant į derybas tiekėjai informuojami apie pirmines kainas). Nesiderama dėl pirkimo dokumentuose nurodytų minimalių reikalavimų, taikomų pirkimo objektui, tiekėjų kvalifikacijai, tiekėjų pasiūlymams, šių pasiūlymų vertinimo kriterijų ir esminių pirkimo sutarties sąlygų.  Įvertiname, ar kainos nėra neįprastai žemos ar per didelės ir nepriimtinos. Jei reikia – paprašome jas pagrįsti (jei buvo numatyta pirkimo sąlygose).
 

2.Geriausias pasiūlymas

Įvertinus tiekėjų kvalifikaciją, patikrinę pasiūlymų tinkamumą,  sudarome pasiūlymų eilę kainos didėjimo didėjimo tvarka. Tiekėjai informuojami apie galutinius pirkimo rezultatus, o pirkimo laimėtojui siūloma sudaryti pirkimo sutartį.

3.Sutarties pasirašymas

Pirkimo sutartis sudaroma su laimėjusį pasiūlymą pateikusiu tiekėju arba, kai kreipiamasi tik į vieną tiekėją, su vienintelį pasiūlymą pateikusiu tiekėju, kurio galutinis pasiūlymas atitinka pirkimo vykdytojo nustatytus reikalavimus. Jei pirmas eilėje esantis tiekėjas atsisako sudaryti pirkimo sutartį, ją siūloma sudaryti antram pasiūlymų eilėje esančiame tiekėjui.

Sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiama laimėjusio tiekėjo galutinio pasiūlymo kaina ir sąlygos, taip pat pirkimo pradžioje nustatytos pirkimo sąlygos, išskyrus tuos atvejus, jei jos pasikeičia derybų su tiekėjais metu.
 
Jei pirkimo dokumentuose buvo numatyta pareiga tiekėjui pateikti sutarties įvykdymo užtikrinimą – būtina jo reikalauti ir pateikti agentūrai.

Tiksli teisės akto formuluotė